Kiedy nie masz pełnego wglądu w sytuację rozliczeń albo wiedza merytoryczna Twojego księgowego Cię nie zadowala, rozważasz zmianę biura rachunkowego. Jak jednak przejść przez to bezboleśnie?

Nie diabeł taki straszny

Wielu z nas gubi się w „papierologii”, dlatego nasze księgi powierzamy biurom księgowym. Nie jest to obowiązkowe, ale nie każdy też ma do tego głowę. Tym bardziej samo przeniesienie dokumentów z jednego miejsca na drugie może przyprawić o jej zawrót. Ale dość straszenia, ten krótki przewodnik po „przeprowadzce” pomoże Ci stworzyć kontrolną listę tego, o czym nie możesz zapomnieć podczas zmiany jednego biura na drugie.

Trzymaj się terminów

Należy naprzód poinformować swoje obecne biuro księgowe o podjętej decyzji, ale dopiero po ustaleniu współpracy z nowym. 3 miesiące to bezpieczny czas, który pozwoli na wdrożenie procesów nawet w większych firmach.

Umowę z nowym biurem koniecznie podpisz tak, aby zaczęła obowiązywać dzień po wygaśnięciu starej. Wszystkie dokumenty odbierz podczas okresu wypowiedzenia. Zazwyczaj umowa z biurem przewiduje, że będzie on trwał jeden miesiąc, ale warto upewnić się, co widnieje w Twojej umowie.

Data zmiany biura zależy wyłącznie od Ciebie, ale jedyną rozsądną opcją na zamianę biura jest koniec okresu rozliczeniowego, na przełomie miesiąca. W jego połowie pociągnęłoby to za sobą ogromny zamęt, pamiętaj: cały miesiąc powinien być zamknięty przed jedną firmę księgową.

Bezpieczniej jest zaplanować przeprowadzkę po zakończeniu roku obrotowego, jako że nowe biuro będzie musiało od początku zająć się rewizją ksiąg, a jest to i czasochłonne, i kosztowne rozwiązanie

Pamiętaj, że to Ty, jako właściciel firmy, odpowiadasz za wszelkie nieprawidłowości w rozliczeniach, dlatego przy okazji zmiany biura księgowego warto dokonać audytu. Zajmie się nim już nowe, wybrane przez Ciebie biuro, ale pamiętaj, że może mu to zająć nawet miesiąc.

Pamiętaj o „papierkach”

Oryginały dokumentów, deklaracje VAT i podatkowe, sprawozdania finansowe oraz akta osobowe pracowników i zleceniobiorców – to wszystko odbierasz ze starego biura księgowego i zazwyczaj przechowujesz na własną rękę. Nowe biuro zajmuje się więc już nowymi sprawami. Jeśli jednak zdecydujesz, że to w nim chcesz przechowywać dokumenty, którymi zajmowało się poprzednie, zapewne będziesz musiał zapłacić ekstra.

Nowe biuro księgowe otrzymuje nie tylko zadanie, jakim jest prowadzenie ksiąg, ale i również pełnomocnictwa. Pamiętaj o tym, aby razem z przeniesieniem wszelkiej dokumentacji upoważnić nowe biuro do reprezentacji Twojej firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędem Skarbowym. Przy okazji odwołaj pisemnie wszelkie pełnomocnictwa oraz cofnij upoważnienie do składanie deklaracji drogą elektroniczną.

Jeśli prowadzisz większą firmę, pobierasz również bazy systemu księgowego, bazę systemu płatnik ZUS oraz bazy systemu płacowego. Teoretycznie bazy należą do Ciebie, ale bywa, że aby otrzymać dostęp do nich, potrzebujesz stosownej umowy z Twoim dotychczasowym biurem rachunkowym.

Koniecznie sprawdź, czy przy przenoszeniu dokumentów otrzymałeś wszelkie wydruki, rachunki, ewidencje środków trwałych, wydruki z KPiR, potwierdzenia zapłaty. Ze sobą zabierasz również politykę rachunkowości, plan kont oraz regulamin wynagradzania. Kolejny punkt stanowią dokumenty rejestrowe, a więc umowa spółki, KRS, NIP i REGON. Wtedy na sam koniec sporządzasz protokół, w którym potwierdzasz odbiór wszystkich dokumentów.

I jeszcze parę detali

Skoro już wiesz, ile masz czasu na zmianę firmy księgowej oraz jakimi dokumentami dysponuje Twoje dotychczasowe biuro, o których nie możesz zapomnieć podczas przeprowadzki, poznaj jeszcze kilka końcowych uwag, które sprawią, że zmiana ta przebiegnie gładko.

Nowe biuro powinno w Twoim imieniu zająć się również aktualizacją wpisu do CEIDG, gdzie informuje się, kto od teraz prowadzi księgowość i w jakim miejscu przechowuje dokumenty.

Podczas przenoszenia dokumentacji, jeśli nie chcesz, aby stare biuro wiedziało, kto po nim „przejmie pałeczkę”, odbieraj dokumenty osobiście albo za pośrednictwem kuriera.

A jeśli masz już przeprowadzkę za sobą, podziel w komentarzach swoimi doświadczeniami.