Darmowa porada

Wpisz poniżej swoje pytanie, aby otrzymać darmową poradę.

    Oświadczam, że zapoznałem/am się z polityką prywatności.

    Artykuły

    Skorzystaj z bazy wiedzy
    rachunkowej SIGMAPARTNER

    Jak bezboleśnie zmienić biuro księgowe?

    biuro rachunkowe luboń

    Zmień biuro rachunkowe

    Kiedy nie masz pełnego wglądu w sytuację rozliczeń albo wiedza merytoryczna Twojego księgowego Cię nie zadowala, rozważasz zmianę biura rachunkowego. Jak jednak przejść przez to bezboleśnie?

    Nie diabeł taki straszny

    Wielu z nas gubi się w „papierologii”, dlatego nasze księgi powierzamy biurom księgowym. Nie jest to obowiązkowe, ale nie każdy też ma do tego głowę. Tym bardziej samo przeniesienie dokumentów z jednego miejsca na drugie może przyprawić o jej zawrót. Ale dość straszenia, ten krótki przewodnik po „przeprowadzce” pomoże Ci stworzyć kontrolną listę tego, o czym nie możesz zapomnieć podczas zmiany jednego biura na drugie.

    Trzymaj się terminów

    Należy naprzód poinformować swoje obecne biuro księgowe o podjętej decyzji, ale dopiero po ustaleniu współpracy z nowym. 3 miesiące to bezpieczny czas, który pozwoli na wdrożenie procesów nawet w większych firmach.

    Umowę z nowym biurem koniecznie podpisz tak, aby zaczęła obowiązywać dzień po wygaśnięciu starej. Wszystkie dokumenty odbierz podczas okresu wypowiedzenia. Zazwyczaj umowa z biurem przewiduje, że będzie on trwał jeden miesiąc, ale warto upewnić się, co widnieje w Twojej umowie.

    Data zmiany biura zależy wyłącznie od Ciebie, ale jedyną rozsądną opcją na zamianę biura jest koniec okresu rozliczeniowego, na przełomie miesiąca. W jego połowie pociągnęłoby to za sobą ogromny zamęt, pamiętaj: cały miesiąc powinien być zamknięty przed jedną firmę księgową.

    Bezpieczniej jest zaplanować przeprowadzkę po zakończeniu roku obrotowego, jako że nowe biuro będzie musiało od początku zająć się rewizją ksiąg, a jest to i czasochłonne, i kosztowne rozwiązanie

    Pamiętaj, że to Ty, jako właściciel firmy, odpowiadasz za wszelkie nieprawidłowości w rozliczeniach, dlatego przy okazji zmiany biura księgowego warto dokonać audytu. Zajmie się nim już nowe, wybrane przez Ciebie biuro, ale pamiętaj, że może mu to zająć nawet miesiąc.

    Pamiętaj o „papierkach”

    Oryginały dokumentów, deklaracje VAT i podatkowe, sprawozdania finansowe oraz akta osobowe pracowników i zleceniobiorców – to wszystko odbierasz ze starego biura księgowego i zazwyczaj przechowujesz na własną rękę. Nowe biuro zajmuje się więc już nowymi sprawami. Jeśli jednak zdecydujesz, że to w nim chcesz przechowywać dokumenty, którymi zajmowało się poprzednie, zapewne będziesz musiał zapłacić ekstra.

    Nowe biuro księgowe otrzymuje nie tylko zadanie, jakim jest prowadzenie ksiąg, ale i również pełnomocnictwa. Pamiętaj o tym, aby razem z przeniesieniem wszelkiej dokumentacji upoważnić nowe biuro do reprezentacji Twojej firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędem Skarbowym. Przy okazji odwołaj pisemnie wszelkie pełnomocnictwa oraz cofnij upoważnienie do składanie deklaracji drogą elektroniczną.

    Jeśli prowadzisz większą firmę, pobierasz również bazy systemu księgowego, bazę systemu płatnik ZUS oraz bazy systemu płacowego. Teoretycznie bazy należą do Ciebie, ale bywa, że aby otrzymać dostęp do nich, potrzebujesz stosownej umowy z Twoim dotychczasowym biurem rachunkowym.

    Koniecznie sprawdź, czy przy przenoszeniu dokumentów otrzymałeś wszelkie wydruki, rachunki, ewidencje środków trwałych, wydruki z KPiR, potwierdzenia zapłaty. Ze sobą zabierasz również politykę rachunkowości, plan kont oraz regulamin wynagradzania. Kolejny punkt stanowią dokumenty rejestrowe, a więc umowa spółki, KRS, NIP i REGON. Wtedy na sam koniec sporządzasz protokół, w którym potwierdzasz odbiór wszystkich dokumentów.

    I jeszcze parę detali

    Skoro już wiesz, ile masz czasu na zmianę firmy księgowej oraz jakimi dokumentami dysponuje Twoje dotychczasowe biuro, o których nie możesz zapomnieć podczas przeprowadzki, poznaj jeszcze kilka końcowych uwag, które sprawią, że zmiana ta przebiegnie gładko.

    Nowe biuro powinno w Twoim imieniu zająć się również aktualizacją wpisu do CEIDG, gdzie informuje się, kto od teraz prowadzi księgowość i w jakim miejscu przechowuje dokumenty.

    Podczas przenoszenia dokumentacji, jeśli nie chcesz, aby stare biuro wiedziało, kto po nim „przejmie pałeczkę”, odbieraj dokumenty osobiście albo za pośrednictwem kuriera.

    A jeśli masz już przeprowadzkę za sobą, podziel w komentarzach swoimi doświadczeniami.

     

    Chcesz wiedzieć więcej na temat poruszony w artykule?

    Napisz do nas! Eksperci z biura rachunkowego SigmaPARTNER odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania i przedstawią Ci cennik usług.

    Inne artykuły

    Zasady wystawiania faktur.

    Jak prawidłowo wystawiać faktury VAT?  Rozpoczynasz lub już prowadzisz własną działalność? …Księgowy wybrany, tak więc prowadzenie ksiąg masz już z głowy. Jednak nadal istnieje coś, co będziesz robić samodzielnie. Poza Twoją pracą oczywiście. Mowa o wystawianiu faktur. Wiesz, jak się do tego zabrać? Jeśli nie… lub niezupełnie, dowiesz się o tym już za chwilę! Przygotowaliśmy […]

    Czytaj więcej

    Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

    likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

    Założenie i likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Założenie spółki z o.o. jest stosunkowo proste. Niestety, w odróżnieniu od założenia likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest już sprawą bardziej skomplikowaną. Celem zawiązania spółki z o.o. jest osiągnięcie wspólnego celu przez wspólników. W sytuacji, w której z różnych powodów, udziałowcy dochodzą do wniosku, że dalsze prowadzenie spółki jest bezcelowe, podejmują […]

    Czytaj więcej

    4 mity na temat outsourcingu księgowości.

    Poznaj kilka mitów na temat outsourcingu księgowości. Możemy się posłużyć w tym artykule wiedzą wynikającą z raportu przygotowanego przez firmę Grant Thornton. To co w nim podają jest zastanawiające: w Polsce jedynie 8% średnich i dużych firm zlecało kiedykolwiek obsługę księgową na zewnątrz ! Dlaczego tak się dzieje? To pytanie zyskuje na sile ponieważ z […]

    Czytaj więcej

    Jak nie dać się okradać i zadbać o przyszłość?

    Gdzie wysłać Ebooka?

    Zadzwoń do nas +48 500 300 788

    Masz Jakiekolwiek pytania?

    Napisz do nas