Darmowa porada

Wpisz poniżej swoje pytanie, aby otrzymać darmową poradę.

    Oświadczam, że zapoznałem/am się z polityką prywatności.

    Artykuły

    Skorzystaj z bazy wiedzy
    rachunkowej SIGMAPARTNER

    Jak długo należy przechowywać dokumentację księgową w firmie?

    doradca podatkowy poznań

    Każdy, kto prowadzi firmę wie, że wiąże się to z koniecznością gromadzenia dużej ilości dokumentów. Wypełniając kolejny klaser lub pudło nową dokumentacją, przedsiębiorcy często zastawiają się: kiedy będą mogli wyrzucić, choć cześć papierów, zanim zupełnie ugrzęzną w papierach?

    Do dokumentacji, która wymaga archiwizacji zalicza się księgi podatkowe każdego rodzaju, faktury, rachunki, dokumenty związane z inwentaryzacją, raporty i sprawozdania finansowe etc., jak również wszelkie papiery zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe z ZUS-em. Ordynacja podatkowa zobowiązuje przedsiębiorców do przechowywania dokumentacji związanych z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej w trakcie jej prowadzenia, a czasem nawet po jej zamknięciu. Wedle Ustawy o Rachunkowości art. 74 księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Przedsiębiorca również ma obowiązek powiadomienia pisemnie urzędu skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych.

    (Ważne: Okres taki liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

    Zasada 5 lat nie obowiązuje jednak we wszystkich przypadkach. Okres ten może się wydłużyć do 10 lat, jeżeli doszło w danym roku podatkowym do straty w firmie. W takim wypadku Przedsiębiorca, który zlikwidował dokumentację po 5 latach, mógłby mieć problemy z udowodnieniem wysokości straty, dzięki której zmniejszył dochód o poniesioną stratę. Organ podatkowy mógłby więc zakwestionować wysokość zadeklarowanego podatku, nie mogąc udokumentować strat przedsiębiorcy z poprzednich lat.

    Przykład:

    Spółka „Luboń” w roku 2015 r. odnotowała stratę. Stratę te odliczy od dochodu w najbliższych 5 latach podatkowych, czyli do 2020 r. Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2015 upłynie 30 kwietnia 2016 r. i przedawni się 31 grudnia 2021 roku (ostatniego dnia roku po 5 latach od przedawnienia). Dokumenty związane z jego rozliczeniem przedsiębiorca musi przechować do dnia przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w który odliczył stratę – 2020 r. Termin płatności podatku dochodowego za ten rok przypadnie oczywiście 30 kwietnia 2021 roku, a termin jego przedawnienia wypada ostatniego dnia roku po 5 latach od przedawnienia, czyli 31 grudnia 2026 roku.

    Znacznie krótszy okres obowiązuje dokumentację powstałą w wyniku rękojmi i reklamacji. Takie dokumenty należy przetrzymać jedynie przez 12 miesięcy od upływu terminu ich wygaśnięcia. Natomiast akta osobowe pracowników są dokumentem wymagającym najdłuższej dokumentacji, gdyż ustawa o emeryturach i rentach mówi o konieczności zatrzymania jej przez 50 lat.

    Odpowiednia archiwizacja w biurze umożliwi nie tylko kontrolę nad zbędnymi, jak i niezbędnymi dokumentami w firmie, może ona również oszczędzić przedsiębiorcy czas i nerwy w wypadu kontroli skarbowej. Zawsze dany dokument warto przetrzymać dłużej niż, wyrzucić go za wcześnie. Pomoc w zakresie okresu archiwizacji dokumentów w firmie może udzielić nasze biuro księgowe.

    Chcesz wiedzieć więcej na temat poruszony w artykule?

    Napisz do nas! Eksperci z biura rachunkowego SigmaPARTNER odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania i przedstawią Ci cennik usług.

    Inne artykuły

    4 mity na temat outsourcingu księgowości.

    Poznaj kilka mitów na temat outsourcingu księgowości. Możemy się posłużyć w tym artykule wiedzą wynikającą z raportu przygotowanego przez firmę Grant Thornton. To co w nim podają jest zastanawiające: w Polsce jedynie 8% średnich i dużych firm zlecało kiedykolwiek obsługę księgową na zewnątrz ! Dlaczego tak się dzieje? To pytanie zyskuje na sile ponieważ z […]

    Czytaj więcej

    Co ma kurs euro do podatków w Polsce?

    Wydawałoby się, że niewiele, przecież w naszym kraju płacimy polskimi złotówkami, nie tylko podatki zresztą. A jednak! Jeszcze rok temu, również na początku października, kurs euro był nieco wyższy. Dla polskich przedsiębiorców oznaczało to wyższe limity określonych podatków czy amortyzacji środków trwałych. Od stycznia 2019 sytuacja ulegnie zmianie… Choć wahania w kursie euro wydają się […]

    Czytaj więcej

    Zasady wystawiania faktur.

    Jak prawidłowo wystawiać faktury VAT?  Rozpoczynasz lub już prowadzisz własną działalność? …Księgowy wybrany, tak więc prowadzenie ksiąg masz już z głowy. Jednak nadal istnieje coś, co będziesz robić samodzielnie. Poza Twoją pracą oczywiście. Mowa o wystawianiu faktur. Wiesz, jak się do tego zabrać? Jeśli nie… lub niezupełnie, dowiesz się o tym już za chwilę! Przygotowaliśmy […]

    Czytaj więcej

    Jak nie dać się okradać i zadbać o przyszłość?

    Gdzie wysłać Ebooka?

    Zadzwoń do nas +48 500 300 788

    Masz Jakiekolwiek pytania?

    Napisz do nas