Darmowa porada

Wpisz poniżej swoje pytanie, aby otrzymać darmową poradę.

Artykuły

Skorzystaj z bazy wiedzy
rachunkowej SIGMAPARTNER

Jak długo należy przechowywać dokumentację księgową w firmie?

doradca podatkowy poznań

Każdy, kto prowadzi firmę wie, że wiąże się to z koniecznością gromadzenia dużej ilości dokumentów. Wypełniając kolejny klaser lub pudło nową dokumentacją, przedsiębiorcy często zastawiają się: kiedy będą mogli wyrzucić, choć cześć papierów, zanim zupełnie ugrzęzną w papierach?

Do dokumentacji, która wymaga archiwizacji zalicza się księgi podatkowe każdego rodzaju, faktury, rachunki, dokumenty związane z inwentaryzacją, raporty i sprawozdania finansowe etc., jak również wszelkie papiery zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe z ZUS-em. Ordynacja podatkowa zobowiązuje przedsiębiorców do przechowywania dokumentacji związanych z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej w trakcie jej prowadzenia, a czasem nawet po jej zamknięciu. Wedle Ustawy o Rachunkowości art. 74 księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Przedsiębiorca również ma obowiązek powiadomienia pisemnie urzędu skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych.

(Ważne: Okres taki liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

Zasada 5 lat nie obowiązuje jednak we wszystkich przypadkach. Okres ten może się wydłużyć do 10 lat, jeżeli doszło w danym roku podatkowym do straty w firmie. W takim wypadku Przedsiębiorca, który zlikwidował dokumentację po 5 latach, mógłby mieć problemy z udowodnieniem wysokości straty, dzięki której zmniejszył dochód o poniesioną stratę. Organ podatkowy mógłby więc zakwestionować wysokość zadeklarowanego podatku, nie mogąc udokumentować strat przedsiębiorcy z poprzednich lat.

Przykład:

Spółka „Luboń” w roku 2015 r. odnotowała stratę. Stratę te odliczy od dochodu w najbliższych 5 latach podatkowych, czyli do 2020 r. Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2015 upłynie 30 kwietnia 2016 r. i przedawni się 31 grudnia 2021 roku (ostatniego dnia roku po 5 latach od przedawnienia). Dokumenty związane z jego rozliczeniem przedsiębiorca musi przechować do dnia przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w który odliczył stratę – 2020 r. Termin płatności podatku dochodowego za ten rok przypadnie oczywiście 30 kwietnia 2021 roku, a termin jego przedawnienia wypada ostatniego dnia roku po 5 latach od przedawnienia, czyli 31 grudnia 2026 roku.

Znacznie krótszy okres obowiązuje dokumentację powstałą w wyniku rękojmi i reklamacji. Takie dokumenty należy przetrzymać jedynie przez 12 miesięcy od upływu terminu ich wygaśnięcia. Natomiast akta osobowe pracowników są dokumentem wymagającym najdłuższej dokumentacji, gdyż ustawa o emeryturach i rentach mówi o konieczności zatrzymania jej przez 50 lat.

Odpowiednia archiwizacja w biurze umożliwi nie tylko kontrolę nad zbędnymi, jak i niezbędnymi dokumentami w firmie, może ona również oszczędzić przedsiębiorcy czas i nerwy w wypadu kontroli skarbowej. Zawsze dany dokument warto przetrzymać dłużej niż, wyrzucić go za wcześnie. Pomoc w zakresie okresu archiwizacji dokumentów w firmie może udzielić nasze biuro księgowe.

Chcesz wiedzieć więcej na temat poruszony w artykule?

Napisz do nas! Eksperci z biura rachunkowego SigmaPARTNER odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania i przedstawią Ci cennik usług.

Inne artykuły

Jak wygląda samodzielne prowadzenie księgowości w firmie?

usługi rachunkowe poznań

Każdy przedsiębiorca może zadecydować o tym, czy księgowością w jego firmie zajmie się on sam, czy wybrane przez niego biuro rachunkowe lub księgowy. Co należy wiedzieć, jeżeli postanowisz zostać księgowym w swojej firmie? Firmy, które nie przekroczą progu dochodów w wysokości 1,2 mln euro, obowiązują uproszczone procedury rozliczania. Stąd, na prowadzenie własnej księgowości decydują się […]

Czytaj więcej

Kryptowaluty vs waluty fiat: czy bitcoin jest lepszy od złotówki?

Kryptowaluty – czym różnią się od standardowych walut takich jak dolar, euro, złoty? Zarysowujemy kilka kluczowych różnic, z których płynie jasny przekaz. Jaki? Przeczytaj, by się dowiedzieć! Waluty fiat i kryptowaluty – charakterystyka Złoty, euro czy dolar to nic innego jak waluty fiat, czyli pieniądze fiducjarne. Stanowią legalny środek płatniczy emitowany przez banki narodowe i […]

Czytaj więcej

Ile powinna kosztować księgowość ?

Kiedy pytanie to zadamy właścicielowi firmy – odpowie nam, że jak najmniej. Gdy z kolei księgowemu – że jak najwięcej. Nie, nie chodzi o zwykłą chciwość, ale o to, że istnieją biura księgowe, które zwyczajnie psują rynek. Zaniżone koszty usług powinny sprawić, że włączy nam się czerwona lampka. Garść przestróg Źle wyliczone składki chorobowe mogą […]

Czytaj więcej

Jak nie dać się okradać i zadbać o przyszłość?

Gdzie wysłać Ebooka?

Zadzwoń do nas +48 500 300 788

Masz Jakiekolwiek pytania?

Napisz do nas