Praktycznie każdy przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności samochód… Pojazdy w firmie z reguły stanowią jej majątek trwały lub są użytkowane na podstawie umowy leasingu.
Część przedsiębiorców jednak decyduje się na ich korzystanie poprzez wynajem, którego podstawą jest umowa najmu samochodu.
Zawarcie umowy najmu pojazdu służy tym, którzy nie mają wpisanego w majątek trwały działalności pojazdu, wykorzystywanego do prowadzenia działalności.
Umowa najmu samochodu jest umową zawieraną pomiędzy podmiotem /stroną lub firmą, która jest w tym wypadku wynajmującym, a osobą fizyczną lub spółką czy inną stronę , która dalej zwana jest najemcą.

Co powinna zawierać treść umowy najmu pojazdu ?
W umowie należy zawrzeć dane samochodu takie jak:
• kolor,
• marka,
• numery rejestracyjne,
• rok produkcji,
• numer nadwozia
• oraz numer silnika.
Warto również wymienić co wynajmujący oddaje najemcy wraz z samochodem (kluczyki, OC, itp.) oraz sporządzić oświadczenie wynajmującego o sprawności wynajmowanego samochodu.
W umowie musi być określona również kwota, którą zapłaci najemca za usługę tytułem najmu, czyli określi wysokość czynszu najmu.
Sam Czynsz najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej stanowi koszt podatkowy w całości – Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop.

Wydatki eksploatacyjne związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi czyli m.in. wydatki ponoszone na bieżącą eksploatację wynajętego samochodu oraz wydatki za paliwo mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych, jednak tylko do kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.

Wydatki na paliwo mogą stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu wyłącznie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Warto pamiętać, by prowadzić kilometrówkę, ponieważ tylko wtedy występuje prawo do odliczenia podatku od ww. wydatków. Brak tej ewidencji powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania.
Należy podkreślić, że w przepisach nie określono wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, ustawodawca wskazał jedynie niezbędne elementy jej treści (art. 16 ust. 5 updop oraz art. 23 ust. 7 updof).