Archiwizacja dokumentów samodzielnie czy przez firmę zewnętrzną

Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna?

Każda firma gromadzi spore ilości dokumentów. Umowy, faktury, raporty finansowe, akta pracownicze – to tylko część materiałów. W takich przypadkach konieczne jest przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny. Archiwizacja dokumentów to bowiem nie tylko kwestia porządku. Jest to także obowiązek prawny i sposób na uniknięcie problemów związanych z utratą ważnych informacji.

Dobrze zorganizowany system przechowywania dokumentacji pozwala szybko odnaleźć potrzebne informacje. Chroni także przed zagubieniem istotnych akt i ułatwia spełnianie wymagań wynikających z przepisów prawa. Jednak pojawia się pytanie – czy archiwizację dokumentów lepiej prowadzić samodzielnie, czy skorzystać z usług profesjonalistów?

Samodzielna archiwizacja dokumentów – kiedy to się opłaca?

Wiele firm decyduje się na samodzielne zarządzanie archiwum. Jest to opcja, która często wydaje się korzystna pod względem finansowym. Zwłaszcza dla małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Samodzielna archiwizacja dokumentów księgowych będzie sensowna, jeśli liczba dokumentów nie jest zbyt duża. Trzeba jednak dobrze zaplanować taki system archiwizowania.

Samodzielna archiwizacja wymaga jednak dobrej organizacji. Konieczne jest wdrożenie spójnego systemu oznaczania i przechowywania akt. Warto także regularnie aktualizować archiwum, eliminując dokumenty niepotrzebne. Bez tego przechowywanie dokumentów stanie się uciążliwe. Konieczne jest również zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania. Przypadkowe zniszczenie dokumentów niesie ze sobą poważne konsekwencje.

Archiwizacja we własnym zakresie staje się wyzwaniem wraz ze wzrostem ilości dokumentacji. Niewłaściwa organizacja prowadzi bowiem do bałaganu i wydłużonego czasu wyszukiwania potrzebnych akt. Pojawia się także ryzyko naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Radca prawny z pewnością pomoże spełnić wymogi prawa. Będzie to jednak dodatkowy koszt.

Profesjonalna archiwizacja – kiedy warto skorzystać z fachowej pomocy?

Firmy przetwarzające duże ilości dokumentów często decydują się na skorzystanie z usług profesjonalnych archiwistów. Specjalistyczne firmy oferują kompleksową obsługę. Usługi archiwizacyjne obejmują katalogowanie i digitalizację. Standardem jest też bezpieczne przechowywanie w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Profesjonalna archiwizacja zapewnia większą kontrolę nad dokumentacją. Firmy archiwizacyjne stosują zaawansowane systemy zarządzania dokumentacją. Dodatkową zaletą jest zgodność z przepisami prawa. Przedsiębiorcy nie muszą martwić się o okresy przechowywania poszczególnych dokumentów czy ich bezpieczne niszczenie. Archiwizacja dokumentacji medycznej bądź innych danych wrażliwych jest więc w pełni bezpieczna.