Darmowa porada

Wpisz poniżej swoje pytanie, aby otrzymać darmową poradę.

Wirtualna asystentka

Nowoczesne rozwiązania
dla Twojego biznesu

Pobierz ofertę w PDF

Wirtualna asystentka. Zarządzasz firmą?
Nie stać Cię na to by marnować swój wolny czas!

No jeśli:

  • Nie masz na tyle odwagi, by wreszcie wyłączyć telefon podczas urlopu?
  • Nie masz czasu na wykonywanie swojej pracy i nie możesz skupić się na biznesie, bo wygląda na to, że „Tyle masz na głowie”, iż cały swój czas poświęcasz na tzw. „Pilne sprawy” ?

To:

  • Nie możesz pozwolić by cała sterta pilnych spraw i papierologia odbierała Ci czas na to, co robisz najlepiej!
  • Twój czas jest najcenniejszy dla firmy, ponieważ nie możesz go marnować na sprawy inne niż zarządzanie i spotkania.

Już tysiące małych i dużych firm oraz korporacji na całym świecie dostrzegło ogromne zalety delegowania zadań Wirtualnym Asystentkom.

Czy wirtualna asystentka to zatem zawód przyszłości i jest dla Ciebie wybawieniem. Zanim znajdziemy odpowiedź na to pytanie zobaczmy kim jest wirtualna asystentka i czym się ona zajmuje.

Wirtualna asystentka – kto to taki?

To nowoczesne rozwiązania dla twojego biznesu.

Wirtualna asystentka to osoba, która pełni podobne obowiązki jak asystentka zatrudniana w tradycyjnym biurze. Jednak w odróżnieniu od tradycyjnych asystentek czy sekretarek, pracuje zdalnie, komunikując się z klientami głównie mailowo i telefonicznie bądź za pomocą innych komunikatorów.

W tradycyjnym modelu, asystentka ma swoje miejsce pracy, wyposażone w służbowe biurko, krzesło i inne niezbędne narzędzia do pracy takie jak komputer, telefon, kopiarkę, drukarkę, skaner itp., itd. Które zapewnić musi pracodawca, dokładniej rzecz biorąc Ty.

Tradycyjna asystentka najczęściej jest zatrudniana na umowę o pracę, co wiąże się z dodatkowym obciążeniem finansowym firmy.

W przypadku wirtualnej asystentki, sprawa ma się trochę inaczej i zależy przede wszystkim od wymiaru współpracy i potrzeb osoby zlecającej. Co NAJWAŻNIEJSZE, jeśli jesteś zainteresowany współpracą z wirtualną asystentka, nie musisz się martwić o narzędzia pracy i miejsce, w którym osoba taka będzie realizować swoje zadania. Ponadto ani o budżet na jej comiesięczne wynagrodzenie, którego wysokość jest niezależna od ilości wykonanych prac.

Atuty wirtualnej asystentki

W przeciwieństwie do tradycyjnej asystentki, wirtualna asystentka nie musi chodzić do biura. Ponadto pracuje zdalnie, a nawet jeśli spotyka się z przełożonym, to raczej rzadko i niekoniecznie w siedzibie firmy.

Komunikacja odbywa się głównie przez internet, za pośrednictwem Skype, lub innych komunikatorów. Wirtualna asystentka ma być dla nich odciążeniem, a nie dodatkowym obowiązkiem.

Zadania pełnione przez Nasze Wirtualne Asystentki to czynności z zakresu back office i organizacji biura, marketingu, rekrutacji, social media oraz organizacji eventów.

Wręcz do perfekcji opanowane mają załatwianie 5 spraw na raz.
Nie tylko parzą kawę i odbierają telefony, ale ponadto odpowiadają za organizację spotkań, odbieranie i nadawanie korespondencji pocztowej lub mailowej czy inne prace, które pomagają na bieżąco organizować działalność przedsiębiorstwa.

Wspierają bowiem również dział księgowości, prowadzą szereg negocjacji, zajmują się windykacją dłużników. W związku z tym muszą biegle posługiwać się komputerem i dogłębnie obsługiwać pakiet MS Office. Główną różnicą jest to, że wirtualna asystentka pracuje zdalnie, choć jej działania są jak najbardziej realne.

Tak naprawdę mogą robić wszystko, co potrzebne jest zleceniodawcy. Najczęściej jest to przejęcie prostych, ale czasochłonnych zadań.

Zamiast wykonywać nudzące Cię czynności, wygląda na to, że będziesz mógł skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów.

Zalety posiadania zdalnej asystentki?

Oszczędzasz na kosztach zatrudnienia stałego pracownika. Również nie martwisz się o chorobowe czy urlopy.

  • Oszczędzasz na kosztach zatrudnienia stałego pracownika, dlatego nie martwisz się o chorobowe czy urlopy.
  • Otrzymujesz fakturę VAT, którą wliczasz w koszty.
  • Korzystasz z pomocy w elastyczny sposób.
  • Możesz podjąć stałą współpracę lub korzystać z pomocy doraźnie zlecając pojedyncze zadania i płacisz wtedy kiedy potrzebujesz wsparcia.
  • Nie tracisz czasu na poszukiwania specjalisty.
  • Odpowiednie wyposażenie stanowiska i konserwację sprzętu niezbędnego do pracy Asystentki nie jest dla Ciebie zmartwieniem.
  • Nie ponosisz kosztów zakupu i konserwacji sprzętu niezbędnego do pracy Asystentki
  • Przypomnienia dla klientów i pacjentów minimalizują puste okienka i tym samym utratę pieniędzy.
  • Profesjonalna obsługa klienta to dodatkowy prestiż, w rezultacie wpływający na odbiór oraz zapamiętywanie marki wśród klientów.
  • Nie martwisz się o kwestie organizacyjne.
  • Koordynacją zadań zajmie się Asystentka.
  • Masz stały dostęp do systemu oraz kontakt z Wirtualną Asystentką.
  • Nie martwisz się o komunikację z klientami, informatykami, prawnikami, urzędami, kontrahentami itd.
  • Zmniejszysz liczbę straconych potencjalnych klientów, których tracisz w rezultacie przez nieodebranych telefonów lub brak odpowiedzi na Facebooku.
  • Nareszcie zyskasz więcej czasu, w rezultacie czego możesz skupić się na swojej specjalizacji.
  • Skupiasz się na zadaniach, które lubisz i w 100% potrafisz.
  • Nie musisz z góry decydować się na konkretne zadania. Masz od 1 do 3 miesięcy na wykorzystanie pakietu mogąc korzystać ze wszystkich zadań z dziedziny marketingu, organizacji biura, eventu, rekrutacji czy e-commerce.

Jaka jest jej przewaga nad „tradycyjną” asystentką?

Jedną z najważniejszych zalet przewagą jest to, że wirtualna asystentka współpracuje ze zleceniodawcą wtedy, kiedy istnieje taka potrzeba. To znaczy, że nie musi być obecna w biurze przez 8 godzin dziennie, lecz tyle, ile akurat w danej sytuacji jest potrzebne. Z wirtualną asystentką można również współpracować w oparciu o rozliczenia godzinowe lub rozliczać się zadaniowo, w rezultacie czego firma zdecydowanie obniży koszty związane z zatrudnieniem asystentki.

Dodatkową zaletą jest to, że zatrudnienie dodatkowej osoby nie wiąże się z koniecznością zapewnienia jej miejsca i sprzętu do pracy. Wirtualna asystentka świadcząc takie usługi z definicji bowiem posiada własny sprzęt i miejsce pracy, którym może być zarówno biurko w przestrzeni coworkingowej, jak i jej własny dom.

Kto zatrudnia wirtualną asystentkę?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki jest świetnym rozwiązaniem dla osób, które mają już tak rozwinięty biznes, że przydałaby im się pomoc organizacyjna, bo ich doba jest za krótka. Z drugiej strony nie są gotowi i nie stać ich na to, żeby zatrudnić asystentkę w pełnym wymiarze godzin. Wystarczy im natomiast pomoc zdalna, z której będą korzystać przez np. 2-3 godz. dziennie lub nawet mniej. Czyli głównie jednoosobowym działalnościom gospodarczym, blogerom, micro i małym firmom, zatrudniającym małą ilość pracowników lub nie zatrudniających ich wcale. Takie osoby potrzebują najczęściej odciążenia od codziennych monotonnych obowiązków lub zlecają zadania, na których nie do końca się znają.

Ponadto jest to również świetne rozwiązanie dla osób, które w określonych terminach mają więcej pracy. Taka sezonowość świadczonych usług w niektórych okresach skutkuje ogromnym natłokiem pracy, który jest trudny do ogarnięcia. Jednakże z powodu niskiego obłożenia w innych okresach wiadomo, że nie ma sensu zatrudniania kogoś na stałe. Zdarza się, że coraz częściej z usług zdalnej asystentki korzystają osoby prywatne chcące zlecić np. zaplanowanie wakacji, rezerwację stolika w restauracji lub zakupy online.

Zakres obowiązków wirtualnej asystentki

1. Obsługa elektronicznej poczty przychodzącej i wysyłka maili:

  • administracja i obsługa korespondencji pocztowej

2. Umawianie wizyt oraz spotkań:

  • rezerwacje miejsc w restauracjach
  • umawianie sal na szkolenia,
  • planowanie podróży: rezerwacje noclegów i zakup biletów,
  • organizacja spotkania i wydarzeń.

3. Telefoniczna obsługa Centralki telefonicznej
4. Obsługa telefoniczna klienta:

  • potwierdzanie wizyt oraz spotkań,
  • umawianie spotkań z klientami i kontrahentami,
  • prowadzenie kalendarza.

5. Pisanie tekstów:

  • przepisywanie tekstów i copywriting,
  • wyszukiwanie dowolnych informacji (Internet research)
    opracowywanie ankiet,
  • tworzenie raportów,
  • przygotowywanie dokumentów np. umów oraz pism,
  • tworzenie baz danych,
  • wprowadzanie danych do arkuszów danych,
  • przygotowywanie ofert oraz ich wysyłka,
  • tworzenie ogłoszeń oraz ich publikacja.

6. Wyszukiwanie dostawców, partnerów, kontrahentów:

7. Internet:

  • aktualizacja informacji na stronach internetowych,
  • prowadzenie profilu funpage na portalach społecznościowych,
  • dodawanie produktów do sklepów internetowych.

8. Marketing i media społecznościowe:

  • zarządzanie fanpagem na Facebooku
  • administrowanie profilami na Instagramie i Twitterze,
  • zarządzanie grupami w mediach społecznościowych,
  • ogłoszenia w grupach w mediach społecznościowych,
  • drobne grafiki na potrzeby mediów społecznościowych (Canva),
  • obróbka grafik na potrzeby mediów społecznościowych,
  • wsparcie w mediach społecznościowych,
  • koordynacja i zarządzanie kampaniami reklamowymi w internecie,
  • zarządzanie stroną internetową (WordPress),
  • aktualizacje strony internetowej (WordPress),
  • back-up i aktualizacja wtyczek (WordPress),
  • optymalizacja strony pod SEO (WordPress),
  • wsparcie bloga,
  • monitorowanie treści online,
  • obsługa klienta online (email, media społecznościowe),
  • pisanie treści,
  • korekta / edytowanie tekstów,
  • research internetowy,
  • newsletter,
  • transkrypcja.

9. Wsparcie administracyjne:

  • organizacja kalendarza spotkań,
  • obsługa korespondencji mailowej i tradycyjnej,
  • edytowanie i formatowanie dokumentów,
  • zarządzanie bazami danych,
  • konwersja dokumentów,
  • przygotowywanie ofert,
  • realizacja zamówień,
  • obsługa podróży służbowych,
  • szkice umów,
  • wystawianie faktur,
  • wysyłka dokumentów,
  • transkrypcja,
  • notatki ze spotkań,
  • korekta i przepisywanie tekstów,
  • opracowywanie raportów i analiz,
  • przygotowywanie ogłoszeń,
  • wsparcie rekrutacji,
  • organizacja eventów,
  • wyszukiwanie specjalistów,
  • współpraca z kontrahentami i specjalistami.

10. Research online:

  • research stron krajowych oraz zagranicznych,
  • poszukiwanie i analiza potencjalnych klientów,
  • monitoring konkurencji,
  • poszukiwanie produktów lub usług,
  • odszukiwanie informacji kontaktowych,
  • wyszukiwanie faktów i liczb,
  • research zadanego tematu.

11. Wsparcie osobiste:

  • zakup prezentów,
  • zamawianie zakupów online,
  • umawianie spotkań,
  • organizacja podróży,
  • planowanie wakacji,
  • umawianie wizyt lekarskich,
  • poszukiwanie specjalistów,
  • wysyłka podziękowań.

12. Wsparcie specjalistyczne:

  • tłumaczenia (wycena indywidualna)

I WIELE WIELE WIĘCEJ

Jak nie dać się okradać i zadbać o przyszłość?

Gdzie wysłać Ebooka?

Zadzwoń do nas +48 500 300 788

Masz Jakiekolwiek pytania?

Napisz do nas